Wanneer u de rol van officemanager heeft, kunt u de standaard planningsregels voor uw kantoormedewerkers bepalen. De medewerkers die aan uw kantoor zijn toegewezen kunnen de door u vastgestelde beschikbaarheidsregels eenvoudig overnemen.
Wanneer u de rol van "office manager" heeft, ziet u de knop "Mijn Team" bovenin uw scherm(1).
Indien u niet de rol van "office manager" heeft en u deze wilt verkrijgen, dient u contact op te nemen met uw beheerder.
Toewijzen van medewerkers aan diensten
Wanneer u bepaalde diensten aan uw klant wilt aanbieden om online te boeken, moet u contactpersonen toewijzen die de kennis of ervaring hebben om uw klanten te bedienen. U moet naar "Mijn team"(1) en vervolgens naar "Diensten"(2) navigeren.
U vindt onder opdrachten (3) een matrix met al uw teamleden en een lijst van diensten die uw onderneming heeft bepaald. Als u een van uw teamleden aan een bepaalde dienst wilt koppelen, kunt u het selectievakje (4) aanvinken. Indien u een medewerker niet wenst te koppelen aan een bepaalde dienst, laat u het vakje leeg (5).
Als u deze dienst niet wilt aanbieden voor uw kantoor, dan koppelt u gewoon niemand aan deze dienst.
Planningsregels in uw kantoor
Zodra u de medewerkers aan de diensten heeft gekoppeld (1) , kunt u in het scherm "Planningsregels" (2) gaan nadenken over welk type vergadering u bepaalde onderwerpen wilt aanbieden.
Er zijn 4 vergaderingstypes gedefinieerd in Skedify:
- Kantoor
- Phone
- Video
- Op locatie
Afhankelijk van de overeenkomst tussen uw onderneming en Skedify, zullen bepaalde vergadertypes al dan niet zichtbaar zijn voor u.
Als office manager bent u nu verantwoordelijk voor het koppelen van vergadertypes aan uw onderwerpen. Het kan perfect zijn dat u voor een bepaald onderwerp of dienst wilt dat uw klanten een meeting met de expert hebben door bijvoorbeeld videoconferencing en dat u voor anderen besluit dat het minder geschikt is.
Als u wilt dat een type vergadering wordt toegestaan voor een bepaald onderwerp, moet u de knop op "JA" zetten.
U zult ook merken dat in sommige gevallen de slider niet aanwezig is, dit betekent dat uw enterprise-administrator u deze dienst niet laat afhandelen met dit vergadertype.
Zodra u dit hebt ingesteld, zijn de standaard vergaderregels voor uw kantoor ingesteld.